Comparer équitablement les offres de prix des fournisseurs

Pourquoi les offres se comparent rarement telles quelles

Un prix unitaire repose sur des hypothèses implicites : quel matériau, quelle finition, quel emballage, où les marchandises sont remises, quand vous payez et pendant combien de temps l’offre est valable. Chaque fournisseur comble les lacunes de votre demande avec ses propres hypothèses, généralement celles qui avantagent son prix. Comparer les prix affichés sans les décortiquer récompense celui qui en a le plus omis.

1. Gardez la spécification constante

Envoyez à chaque fournisseur la même version de votre cahier des exigences et demandez à chacun de confirmer cette version par écrit. Lorsqu’un fournisseur propose un autre matériau ou un autre mode de construction, inscrivez-le sur une ligne distincte plutôt que de l’intégrer à la comparaison principale. Si une offre ne mentionne pas un élément exigé, considérez cet élément comme non inclus jusqu’à confirmation.

2. Uniformisez la condition de livraison

La Chambre de commerce internationale publie les règles Incoterms®, qui précisent les tâches, les coûts et les risques liés à la livraison des marchandises du vendeur à l’acheteur^[1]. L’édition en vigueur, Incoterms® 2020, compte onze règles^[2]. Le Service des délégués commerciaux fait remarquer que de nombreux fabricants chinois établissent leurs prix à l’usine (EXW) ou franco à bord (FOB), ce qui peut vous laisser le soin d’organiser le transport principal par l’intermédiaire d’un transitaire^[3].

Une offre à la sortie de l’usine et une offre à bord d’un navire dans un port sont deux offres différentes. Demandez à tous les fournisseurs de chiffrer selon la même règle, avec le même lieu désigné et la même édition, par exemple FOB à un port désigné selon les Incoterms® 2020, ou, aux seules fins de comparaison des coûts, ajoutez l’estimation des coûts manquants fournie par votre transitaire pour obtenir un coût comparable estimé jusqu’au même port désigné. Conservez l’Incoterm d’origine de chaque offre : ajouter des coûts estimés à une offre EXW ne transforme ni les obligations du vendeur ni le transfert des risques en conditions FOB. La comparaison des coûts et les conditions contractuelles sont deux questions distinctes^[2]. Lorsque l’assurance est incluse, vérifiez le niveau de couverture : l’ICC signale que, dans l’édition 2020, les règles CIF et CIP prévoient par défaut des niveaux de couverture différents^[2].

3. Ajoutez les coûts que l’offre exclut

Pour comparer les offres selon ce que les marchandises vous coûteront à destination, dressez la liste des éléments que chaque offre exclut : transport intérieur, formalités d’exportation, fret principal, assurance, frais à destination, droits et taxes, essais et inspection. Au Canada, le guide de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) sur l’importation de marchandises commerciales explique que les droits et les taxes dépendent du classement tarifaire et de la valeur en douane^[5]. Demandez des estimations à votre courtier en douane ou à votre transitaire; ne devinez pas les classements. Inscrivez ces estimations dans des colonnes distinctes et bien identifiées, afin que le prix de l’usine reste visible.

4. Alignez la quantité, l’outillage, les échantillons et le délai

• Quantité minimale de commande : comparez à votre quantité réelle, et non au palier privilégié de chaque fournisseur.
• Outillage ou moules : les frais ponctuels modifient le coût de la première commande; faites confirmer par écrit à qui appartient l’outillage que vous payez.
• Échantillons : frais, délai et éventuelle déduction de ces frais sur la commande.
• Délai : à partir de quel événement (acompte, approbation de l’échantillon) et jusqu’à quel événement (prêt pour l’inspection, chargé).
• Validité : durée de validité de l’offre, et éléments, comme les matières premières ou les taux de change, susceptibles de la remettre en cause.

5. Examinez les modalités de paiement et l’interlocuteur

Les modalités de paiement déplacent le risque. Un prix plus bas assorti d’un acompte important et d’un solde exigible avant que vous puissiez inspecter peut vous être moins favorable qu’un prix plus élevé dont le solde est versé après une inspection avant expédition. Vérifiez que le bénéficiaire désigné pour le paiement est la même entité juridique que la société qui figure sur l’offre et le contrat, et considérez tout changement ultérieur de coordonnées bancaires comme suspect tant qu’il n’a pas été confirmé par un contact que vous connaissez déjà, et non en répondant au même courriel.

Sachez auprès de qui vous achetez. Une société de négoce peut être un choix judicieux, surtout pour de petites commandes mixtes, mais cela change qui maîtrise la production et qui peut corriger un défaut. Pour les fournisseurs établis en Chine continentale, le Système national de publicité des informations sur le crédit des entreprises (gsxt.gov.cn) publie des informations sur le crédit des entreprises; un portail du gouvernement de Shanghai indique, par exemple, que les entreprises inscrites sur la liste des entreprises présentant des anomalies d’exploitation y sont rendues publiques^[6]. Ce système figure parmi les services en ligne du site Web de l’Administration d’État pour la régulation du marché^[7]. La question de savoir si une société fabrique le produit est distincte, et les registres seuls permettent rarement d’y répondre.

6. Classez les preuves derrière chaque offre

Enfin, soumettez les principales affirmations de chaque fournisseur au même examen.

Une grille comparative qui présente ces statuts à côté des prix rend les compromis visibles. L’offre la moins chère qui compte le plus d’éléments « Non résolu » n’aboutit souvent pas au résultat le moins coûteux.