Rédiger un cahier des exigences clair pour votre produit

Pourquoi ce document compte plus que tout autre

Les fournisseurs ne peuvent chiffrer que ce qu’ils comprennent. Si l’un suppose un matériau plus épais et l’autre une finition moins chère, leurs offres semblent comparables, mais ne le sont pas. Le Service des délégués commerciaux conseille aux acheteurs qui s’approvisionnent en Chine de connaître leurs exigences, de préparer des dessins et des spécifications adéquats et de demander des échantillons avant le début de la production^[1].

Le cahier des exigences accompagne ensuite tout le projet. Il sert de référence pour comparer les offres, approuver les échantillons, établir le bon de commande et dresser la liste de contrôle de l’inspecteur. Une lacune dans ce document a tendance à resurgir plus tard sous la forme d’un différend sur ce qui avait été convenu.

Ce que contient un cahier des exigences utile

Produit et usage prévu

Décrivez le produit en une ou deux phrases simples et précisez qui l’utilisera et comment. L’usage prévu influe sur le choix des matériaux et, souvent, sur les règles applicables dans le pays de destination.

Matériaux et construction

Nommez les matériaux aussi précisément que possible, par exemple une nuance d’acier, un grammage de tissu ou une essence de bois, et indiquez comment les pièces sont assemblées. Si vous ne connaissez pas le terme exact, décrivez le comportement attendu, par exemple « ne doit pas rouiller à l’extérieur », et signalez-le comme une question ouverte.

Dimensions et tolérances

Indiquez les dimensions clés avec leurs unités et une plage acceptable. Un dessin ou une photo annotée vaut mieux que des mots. Sans tolérance, un inspecteur n’a aucune référence objective pour mesurer.

Finition, couleur et marque

Désignez les couleurs au moyen d’un nuancier reconnu ou d’un échantillon physique, et décrivez la méthode d’application du logo, son emplacement et sa taille.

Emballage, étiquetage et marquage

Précisez l’emballage de vente, le nombre d’unités par carton, les marquages des cartons ainsi que la langue ou l’étiquetage attendus dans le pays de destination. Les défaillances d’emballage sont fréquentes et évitables.

Quantité, destination et échéancier

Indiquez le pays de destination, une fourchette de quantité, la fenêtre d’arrivée exigée et la condition de livraison à chiffrer, par exemple une règle Incoterms® 2020 assortie d’un lieu désigné^[2]. Ces éléments déterminent le prix, le délai et les fournisseurs réalistes.

Conformité et documents

Énumérez les exigences du pays de destination que vous connaissez et celles qui restent à confirmer. Au Canada, la liste de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) sur les exigences d’importation d’autres ministères indique quels ministères réglementent quelles marchandises^[3], et le guide de Santé Canada sur la Loi canadienne sur la sécurité des produits de consommation énonce les obligations des fabricants et des importateurs de produits de consommation^[4]. Pour l’Arabie saoudite, un guide commercial du gouvernement des États-Unis décrit la plateforme SABER de la SASO, qui prévoit des procédures distinctes pour les produits réglementés et non réglementés^[5]; aux Émirats arabes unis, le MoIAT délivre des certificats de conformité pour les produits réglementés dans le cadre du programme émirien d’évaluation de la conformité (ECAS)^[6]. Précisez qui organisera les éventuels essais. Le cahier des exigences consigne l’exigence; il ne remplace pas l’avis de l’autorité compétente, de votre courtier en douane ou d’un laboratoire d’essais qualifié.

Distinguez les exigences, les préférences et les questions ouvertes

Attribuez à chaque ligne du document l’une de trois mentions. Les fournisseurs savent ainsi où ils peuvent proposer des solutions de rechange et où ils ne le peuvent pas.

• Exigé : sans cet élément, le produit ne convient pas. Les fournisseurs doivent le respecter ou indiquer clairement qu’ils ne le peuvent pas.
• Souhaité : vous le voudriez, mais vous envisagerez une solution de rechange si le compromis de coût ou de qualité est précisé.
• Question ouverte : vous ne savez pas encore. Demandez aux fournisseurs de faire une proposition, et notez qui a répondu et comment.

La même rigueur s’applique aux réponses. Lorsqu’un fournisseur affirme qu’un matériau répond à votre exigence, classez cette affirmation comme « Déclaré » jusqu’à ce qu’un document, un essai sur échantillon ou une inspection l’appuie.

Pourquoi « identique à l’échantillon » n’est pas une spécification

Un échantillon montre ce qui est possible; il ne définit pas ce qui doit être livré. Les échantillons se perdent, vieillissent ou sont refaits de façon légèrement différente. Consignez ce que l’échantillon approuvé démontre, conservez un échantillon de référence signé et daté entre vos mains ou celles de votre représentant, ainsi qu’un autre chez le fournisseur, et faites référence aux deux dans le bon de commande.

Restez assez bref pour être lu

Pour un produit simple, le cahier des exigences peut tenir sur deux pages, plus un dessin. Placez l’essentiel en premier : produit, usage, destination, quantité et échéancier. Ce sont précisément les champs de notre formulaire de demande d’approvisionnement, qui constitue une première version raisonnable. Ajoutez des précisions à mesure qu’elles se confirment, plutôt que d’attendre un document parfait avant de parler à qui que ce soit.