撰写清晰的产品需求说明

为什么需求说明比其他任何文件都更重要

供应商只能针对自己理解的内容报价。如果一家假定使用更厚的材料，另一家假定采用更便宜的表面处理，两家报价看似可比，实则不然。贸易专员服务处建议从中国采购的买家明确自身要求，准备规范的图纸和规格，并在生产开始前索取样品^[1]。

此后，需求说明会贯穿整个项目。它是比较报价、确认样品、编制采购订单以及制定检验员检查清单的依据。需求说明中的漏洞，往往会在后期以“当初到底约定了什么”的争议形式重新出现。

一份实用的需求说明包含哪些内容

产品及用途

用一两句通俗的话描述产品，并说明由谁使用、如何使用。用途会影响材料选择，也常常决定目的地适用哪些规则。

材料与结构

尽可能准确地写明材料，例如钢材牌号、面料克重或木材树种，并说明部件如何连接。如果不知道准确术语，就描述所需的性能，例如“户外使用不得生锈”，并将其标为待定问题。

尺寸与公差

写明关键尺寸及单位和可接受范围。图纸或带标注的照片胜过文字描述。没有公差，检验员就没有客观的测量依据。

表面处理、颜色与品牌标识

用通行的色卡体系或实物色样指定颜色，并说明标志的工艺、位置和尺寸。

包装、标签与唛头

写明零售包装、每箱数量、外箱唛头，以及目的地要求的语言或标签。包装问题很常见，而且完全可以避免。

数量、目的地与时间

写明目的地国家、数量范围、要求的到货时间窗口，以及希望供应商据以报价的交货条件，例如注明指定地点的某一 Incoterms® 2020 术语^[2]。这些因素决定价格、交期以及哪些供应商切实可行。

合规与文件

列出您已知的目的地要求，以及仍待确认的要求。在加拿大，CBSA 的其他政府部门进口要求清单列明了哪些部门监管哪些货物^[3]；加拿大卫生部关于《加拿大消费品安全法》的指南规定了消费品制造商和进口商的义务^[4]。关于沙特阿拉伯，美国政府的一份贸易指南介绍了 SASO 的 SABER 平台，受监管产品与非监管产品适用不同途径^[5]；在阿联酋，MoIAT 依据阿联酋合格评定计划（ECAS）为受监管产品签发符合性证书^[6]。请写明由谁安排所需的测试。需求说明用于记录要求，不能替代主管部门、您的报关行或具备资质的检测机构的意见。

区分硬性要求、偏好和待定问题

为需求说明的每一行标注以下三种标签之一。这样供应商就知道哪些地方可以提出替代方案，哪些地方不可以。

• 必须：缺少这一项，产品即不合格。供应商必须满足，或明确表示无法满足。
• 优先：您希望做到，但若替代方案说明了成本或质量上的取舍，您也会考虑。
• 待定问题：您目前还不清楚。请供应商提出建议，并记录由谁、以何种方式作答。

对供应商的回答也应同样实事求是。当供应商称某种材料符合您的要求时，在有文件、样品测试或检验予以支持之前，应将其记为“供应商声明”。

为什么“与样品相同”不是规格

样品展示的是可以做到什么，并不界定必须交付什么。样品可能丢失、老化，或在重做时出现细微差异。请写明已确认样品所体现的内容，除供应商留存一份外，由您本人或您的代表保管一份经签字并注明日期的封样，并在采购订单中同时引用这两份样品。

篇幅要短到有人愿意读

对于简单产品，需求说明两页纸加一张图纸即可。把要点放在最前面：产品、用途、目的地、数量和时间要求。这些正是我们采购需求表中的字段，可以作为一个合理的初版。随着信息逐步明确再补充细节，而不必等到文件完美无缺才与人沟通。