Votre premier projet d’approvisionnement : par où commencer

Commencez par la décision, pas par le fournisseur

La plupart des acheteurs qui débutent commencent par parcourir des plateformes en ligne et par recueillir des offres de prix. Cela semble productif, mais sans exigence écrite, les offres décrivent des produits différents et vous ne pouvez pas savoir laquelle convient. Le Service des délégués commerciaux du gouvernement du Canada fait la même remarque dans sa feuille de route sur l’approvisionnement en Chine : connaissez vos exigences et préparez des dessins et des spécifications avant d’approcher des fournisseurs, et considérez les résultats de recherche en ligne comme un aperçu préliminaire du marché^[1].

Avant de contacter qui que ce soit, rédigez une page qui répond à cinq questions :

• Produit : de quoi il s’agit, le matériau principal, les dimensions approximatives et l’usage prévu.
• Destination : le pays où les marchandises seront livrées et vendues.
• Quantité : une fourchette suffit, par exemple une commande d’essai et une éventuelle commande répétée.
• Échéancier : la date à laquelle les marchandises doivent arriver, et la fermeté de cette date.
• Décision : ce que vous devez savoir avant d’accepter de verser un acompte.

La dernière question est la plus importante. Un projet d’approvisionnement est une suite de décisions, chacune prise à partir des preuves disponibles à ce moment-là. Nommer la décision permet de concentrer le travail sur les faits susceptibles de la modifier.

Cartographiez les étapes avant de vous engager

Les projets varient, mais la plupart suivent un parcours semblable. Tous les projets ne nécessitent pas toutes les étapes, et certains acheteurs commencent en cours de route parce qu’ils ont déjà un fournisseur.

Deux habitudes sont utiles à chaque étape. D’abord, tenez une seule version à jour de l’exigence et transmettez cette même version à chaque fournisseur. Ensuite, consignez ce que vous avez appris et comment vous le savez, afin que la décision suivante repose sur quelque chose de vérifiable.

Prévoyez du temps autant que de l’argent. Laissez du temps pour d’éventuelles révisions des échantillons et d’éventuels retards de production, et ne précipitez pas l’approbation des échantillons : une approbation faite à la hâte peut laisser en suspens des problèmes coûteux.

Renseignez-vous sur les règles du pays de vente

La destination façonne le produit autant que l’usine. Les exigences relatives aux étiquettes, aux matériaux, aux essais et aux documents varient selon le pays et le produit, et elles évoluent. Déterminez tôt lesquelles s’appliquent, car elles influent sur la spécification, les échantillons et le fournisseur que vous pouvez retenir.

Canada

L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) publie des renseignements à l’intention des entreprises qui importent des marchandises commerciales, notamment sur l’ouverture d’un compte d’importation et la recherche des classements tarifaires^[2]. L’ASFC applique aussi de nombreuses règles d’importation au nom d’autres ministères fédéraux; sa liste de référence indique, par exemple, que Santé Canada est responsable des biens de consommation^[3]. Pour les produits de consommation, le guide de référence rapide de Santé Canada sur la Loi canadienne sur la sécurité des produits de consommation décrit les obligations qui incombent aux fabricants et aux importateurs, notamment la tenue de registres et la déclaration des incidents^[4].

De nombreux importateurs font appel à un courtier en douane agréé, mais la responsabilité ne se transfère pas avec les formalités. L’ASFC précise que l’importateur « est responsable des documents de déclaration en détail, du paiement des droits et des taxes »^[5].

Arabie saoudite et reste du Moyen-Orient

L’organisme de normalisation de l’Arabie saoudite, la SASO, exploite SABER, un service électronique de certificats de conformité visant les produits vendus sur le marché saoudien^[6]. Un guide commercial du gouvernement des États-Unis résume la démarche : les produits réglementés sont évalués par des organismes de certification agréés, tandis que les autres produits suivent une procédure d’autodéclaration, et un certificat d’expédition doit être transmis aux douanes saoudiennes avant que les marchandises puissent entrer sur le marché^[7]. Aux Émirats arabes unis, le ministère de l’Industrie et des Technologies avancées (MoIAT) délivre des certificats de conformité pour les produits réglementés dans le cadre du programme émirien d’évaluation de la conformité (ECAS)^[8].

Considérez les affirmations des fournisseurs comme des déclarations tant qu’elles ne sont pas étayées

Les fournisseurs vous disent beaucoup de choses : qu’ils sont l’usine, qu’ils exportent vers votre marché, que le produit est conforme à une norme, que le prix comprend l’emballage. Une partie de ces affirmations sera exacte. La discipline pratique consiste à classer chacune d’elles selon les preuves qui l’appuient.

Le Service des délégués commerciaux suggère de demander des références, de vérifier si la taille du fournisseur convient à votre commande et de confirmer qu’il ne sous-traitera pas votre commande sans vous en informer^[1]. Chacune de ces réponses commence comme une déclaration; l’objectif est de faire passer les plus importantes au statut « Étayé par des preuves », ou de décider en connaissance de cause que vous pouvez accepter qu’elles restent « Non résolu ».

Choisissez une première étape judicieuse

Votre situation actuelle détermine par où commencer :

• Vous avez déjà un fournisseur et une offre de prix : vérifiez votre interlocuteur avant de verser un acompte.
• Vous avez un besoin précis, mais pas de fournisseur : recherchez, demandez des offres comparables et vérifiez les candidats les mieux placés.
• Vous avez choisi un fournisseur et êtes prêt à commander : évaluez les échantillons et suivez les points de contrôle de production.
• Vos marchandises sont déjà en production : convenez d’une norme d’inspection et faites inspecter la commande avant l’expédition.
• Votre besoin est encore en cours de définition, ou couvre plusieurs étapes : convenez par écrit d’un mandat qui réunit ce dont vous avez besoin.

Quelle que soit l’étape choisie, la décision d’achat, le contrat avec l’usine et l’importation elle-même restent les vôtres. Le transport, les droits de douane, les essais de produits et la certification restent sous votre responsabilité et celle des prestataires qualifiés que vous désignez.